BLVC-tool: Faseringskaart

Wie werkt wanneer en waar, en wat betekent dit?

De faseringskaart toont via overzichtelijke kaartjes en in jip-en-janneke taal waar wanneer gewerkt wordt en wat de omgeving ervan merkt. Immers, als we het simpel en transparant kunnen vertellen, dan snappen we het echt en hebben we overzicht.

Een faseringskaart helpt om het werk en zijn impact te doorgronden

Kaart: De Omleiding en D. vd Steen

Werkzaamheden bij bouw- en infraprojecten kunnen complex zijn. Door het maken van een faseringskaart is het voor alle betrokkenen (zowel intern als extern) makkelijker te doorgronden wat er moet gebeuren, en wat de impact zal zijn. Zovoorkom je onduidelijkheid en verwarring in communicatie en afstemming, zowel intern (uitvoeringsteam) als extern (afstemming met stakeholders en communicatie).

De omgevingsmanager kan de tool gebruiken bij:

  • Interne afstemming uitvoering – omgeving tijdens de uitvoering
  • Stakeholdermanagement; afstemming werkzaamheden met direct belanghebbenden tijdens de voorbereiding en de uitvoering;
  • Aanlevering van betrouwbare informatievoorziening t.b.v. (publieks)communicatie.

Faseringskaart: wanneer pas je dit toe?

Een faseringskaart maak je vaak voor het eerst tijdens Fase 2 van je project, de Haalbaarheidsfase. Je begint dan met wat je weet, en brengt dit zoveel mogelijk al in kaart. De kaarten worden opgesteld, en gaandeweg bijgesteld, in nauwe samenwerking tussen de technisch manager (uitvoering/werkvoorbereiding) en de omgevingsmanager. Zo maakt (een eerste versie van) de faseringskaart al deel uit van je BLVC-notitie. De definitieve kaarten worden vastgesteld in het projectteam / managementteam uitvoering van de aannemer.

Zowel tijdens de voorbereiding als tijdens de uitvoering heb je profijt van een faseringskaart.

Tijdens de voorbereiding

Tijdens de voorbereiding helpt het om alle betrokken partijen goed doordrongen te laten worden van wie wanneer en waar aan de slag gaat, en hoe dit een effect zal hebben op de omgeving. Met deze kennis kun je vervolgens beter raakvlakken tussen verschillende werkzaamheden inschatten en eventueel maatregelen treffen om de raakvlakken te beheersen. Daarnaast helpt het om de impact op de omgeving vooraf goed te duiden en tijdig de nodige BLVC-maatregelen te treffen.

De faseringskaart kan vervolgens ook gebruikt worden om de omgeving van tevoren goed te informeren, eventueel met een vereenvoudigde vorm van de kaart. De omgeving krijgt dan ook de tijd om tot zich door te laten dringen wat er op hen af komt, en wat zij eventueel tijdelijk anders moeten doen (bijv. in het geval van ondernemers en hun bevoorrading).

Tijdens de uitvoering

Tijdens de uitvoering helpt een faseringskaart om intern de vinger aan de pols te houden. Aan de hand van de faseringskaart kan het overleg over eventuele knelpunten eenvoudiger en efficiënter gevoerd worden. Daarnaast blijft het een handig middel om ook de omgeving mee te nemen in de stand van zaken en het werk dat er aan komt.

Hoe maak je een goede faseringskaart?

Op een goede faseringskaart kun je minimaal het volgende terugvinden:

  • welke werkzaamheden het betreft;
  • welke periode de kaart betreft;
  • waar er gewerkt wordt en waar niet;
  • welke gebieden afgezet zijn en welke vrij toegankelijk zijn (openbaar gebied);
  • op welke locaties verkeersregelaars ingezet worden;
  • waar welk verkeer in welke richting rijdt / loopt;
  • welke plekken bestemd zijn voor laden en lossen door de omgeving;
  • waar welke omgevingspartijen en -functies (bijv. verzorgingstehuizen en ondernemers) te vinden zijn;
  • contactgegevens van betrokkenen (uitvoerder en omgevingsmanager);
  • met wie de faseringskaart is afgestemd;
  • de opdrachtgever;
  • wanneer zichtbare voorbereidingen buiten getroffen worden voor de weergegeven fase;
  • een legenda.

Voorbeelden

Voorbeeld van De Omleiding en D. van der Steen

Het voorbeeld dat we hierboven tonen (download hier de pdf) is gemaakt door De Omleiding, in opdracht van aannemer D. van der Steen voor het project Herinrichting Vredenburgplein in Utrecht. In aanvulling op bovenstaande lijst is op de faseringskaart belangrijke informatie toegevoegd, zoals:

  • achtergrondinformatie over het project: wat is er af als het af is?
  • de werkzaamheden;
  • de overlast die verwacht kan worden;
  • de maatregelen die genomen worden om de hinder voor de omgeving te beperken.

Het toevoegen van deze informatie maakt de faseringskaart een volledig product, dat ook los en op zichzelf nog in een context te plaatsen is. Je hebt dan altijd alle informatie bij de hand en kunt dit makkelijk delen met zowel interne als externe partijen.

Andere voorbeelden

Download hier nog twee andere voorbeelden van faseringskaarten, beiden ook gemaakt door De Omleiding:

Voorbeeld faseringskaart 1 De Omleiding (pdf)
Voorbeeld faseringskaart 2 De Omleiding (pdf)

Heb jij ook een handige BLVC-tool?

Deel deze dan met ons, via Twitter, LinkedIn of gewoon via info@blvc.nl.