BLVC-tool: Krachtenveldanalyse

In 3 stappen naar een communicatiestrategie voor je project

Partners of belanghebbenden van een project kunnen in hun belangen worden geschaad door de uitvoering van het project. Andersom kunnen partners of belanghebbenden in meer of mindere mate invloed uitoefenen op het project. Om de stakeholders met hun rol(len), belangen, eisen/randvoorwaarden, invloed en betrokkenheid in kaart te brengen, kun je een krachtenveldanalyse gebruiken. In dit artikel lichten we een krachtenveldanalyse toe die stakeholders typeert en vervolgens aan elk type stakeholder een communicatiestrategie koppelt.

Stap 1: Opstellen stakeholdersprofiel

De eerste stap bij het maken van een krachtenveldanalyse is het opstellen van een zgn. stakeholdersprofiel. Het opstellen van zo’n profiel gebeurt op basis van expert judgement, ervaring en via internetonderzoek. Hierbij wordt per stakeholder gekeken naar 3 aspecten:

  1. Belasting/Belang: ondervindt (extra) druk door de resultaten;
  2. Beïnvloeding: macht / invloed op het project;
  3. Betrokkenheid: ondersteuning naar / houding t.a.v. het project.

In het kader hieronder lichten we de gebruikte termen toe:

Belang iets dat de stakeholder raakt doordat zijn voordeel ermee gemoeid is
Beïnvloeding de manier waarop p welke wijze de stakeholder de voortgang van het project en/of de uitkomst kan beïnvloeden
Betrokkenheid in welke mate is de stakeholder betrokken bij het project dan wel het eindresultaat

 

De 3 aspecten worden als volgt beoordeeld:

B1 Belasting/Belang
Veel Stakeholder zal stevige belasting ervaren door kosten/administratieve belasting e.d.
Enig Stakeholder zal enige belasting ondervinden
Weinig Impact zal gering zijn
B2 Beïnvloeding
Direct Beslissingsbevoegd/kan activiteiten beïnvloeden
Indirect Levert input/beoordeeld/of beïnvloedt achter de schermen
Geen Kan geen veranderingen doorvoeren
B3 Betrokkenheid
Sterk Geïnteresseerd/geeft ondersteuning
Beperkt Heeft interesse
Niet Is niet geïnteresseerd

 

Stap 2: Invoeren beoordeling in Excel-sheet

Vervolgens kun je de beoordeling van elke stakeholders op de 3 verschillende aspecten in een speciale Excel-sheet invoeren.

Download hier een voorbeeld van een ingevulde Excel-sheet
NB: Dit betreft een fictief project. Je kunt de sheet naar eigen inzicht aanpassen maar let op dat je niks aan de formules wijzigt.

Stap 3: Typering stakeholders en bepalen communicatiestrategie

Op basis van het invullen van het profiel laat de Excel-sheet zien in welke categorie elke stakeholder past. Er zijn 8 verschillende typen stakeholders mogelijk:

In de tabel hieronder lichten we elke categorie nader toe en koppelen we er een communicatiestrategie aan vast. Het belang, de beslissingsbevoegdheid en de betrokkenheid van de stakeholder bepalen immers de mate waarin deze betrokken wordt bij het project.

Type stakeholder Wijze van acteren door stakeholder Communicatiestrategie
1. Belangrijkste stakeholder Hoge beïnvloeding/beslisbevoegdheid en positieve, betrokken houding naar het project, veel belang bij de projectuitkomsten Samenwerken/betrekken bij stuurgroep
2. Belangrijke stakeholder Indirecte beïnvloeding/beslisbevoegdheid, beperkte tot sterke betrokken houding naar het project, veel belang/belasting bij de uitkomsten Samenwerken/op onderdelen bij het project betrekken (toetsen)
3. Risicovolle stakeholder Hoge beïnvloeding/beslisbevoegdheid, negatieve of niet betrokken houding naar het project, veel belang/belasting bij de projectuitkomsten Stakeholder actief benaderen en betrekken bij toetsen van issues
4. Dominante stakeholder Hoge beïnvloeding/beslisbevoegdheid, positieve, betrokken houding naar project,
geen belang/belasting door het (eind)resultaat
Tevredenstellen en betrekken bij beslismomenten, gebruikmaken van beslissingsbevoegdheid en beïnvloedingsmogelijkheden
5. Veeleisende stakeholder Weinig/geen beïnvloeding, positieve, betrokken houding naar het project, een groot belang/belasting Stakeholder niet direct betrekken in de stuur-/werkgroep, maar wel blijven informeren
6. Afwachtende stakeholder Hoge beïnvloeding/beslisbevoegdheid, geen betrokkenheid tot het resultaat, geen belang/belasting bij de uitkomsten Geen actie noodzakelijk, wel scherp in de gaten houden of belangen wijzigen
7. Potentiële stakeholder Geen beïnvloeding/beslisbevoegdheid, positieve, betrokken houding naar project,
geen belang/belasting bij het projectresultaat
Geen actie noodzakelijk, maar kan toch interessant zijn om te informeren (bijv. omdat dit kansen voor het project creëert)
8. Afhankelijke stakeholder Geen beïnvloeding, geen betrokken houding, wel een grote belasting/belang Geen actie noodzakelijk, indien wenselijk/nodig de resultaten/gewenste eisen opleggen