Hoe stel je een BLVC-kader op bij een UAV-gc-contract?

6 stappen om te komen tot een BLVC-kader

Een UAV-gc-contract wordt ook wel een geïntegreerd contract genoemd vanwege het feit dat de aannemer al eerder bij het project betrokken raakt: soms al bij het ontwerp, soms bij de engineering. Het kan ook betekenen dat de aannemer na realisatie nog betrokken blijft als beheerder. Als opdrachtgever geef je in het contract voor wat betreft BLVC een set minimale eisen mee, waar de aannemer qua uitvoering aan moet voldoen. Dit wordt een BLVC-kader genoemd. Op deze pagina kun je lezen hoe je een BLVC-kader opstelt.

Maar eerst nog even dit...

Bij een UAV-gc-contract hangt het van het soort contract af vanaf welk moment in het project je taken en verantwoordelijkheden bij een aannemer legt. Dat geldt ook voor het BLVC-kader.

De BLVC-eisen komen in deze ontwerpfase terecht in de Vraagspecificatie. Vaak bestaat deze uit meerdere delen, waarbij het eerste deel (Vraagspecificatie Eisen) de technische eisen bevat waar het te realiseren object aan moet voldoen. Het tweede deel, Vraagspecificatie Proces, bestaat uit eisen die beschrijven hoe het object gerealiseerd moet worden. In dit laatste deel komen de BLVC-eisen terecht.

Wil je meer lezen over contractvormen en aanbesteden? Kijk dan op pianoo.nl (Expertisecentrum Aanbesteden) of op het kennisplatform van CROW over contracteren.

Stap 1: Bepalen projectpartners

Begin met het bepalen welke van de stakeholders, waar je in de verkenningsfase mee hebt gesproken, direct input mogen leveren voor het contract. Dit zijn die stakeholders die je vraagt om, vanwege hun belang bij het project, hun BLVC-eisen bij je aan te leveren, zodat deze opgenomen kunnen worden in het contract. Deze categorie stakeholders wordt ook wel ‘projectpartners’ genoemd. Denk dan bijvoorbeeld aan de beheerder van een brug waar je voor aan de slag gaat, of een beheerder van een tramspoor waar je direct naast zult werken.

Een paar aandachtspunten:

  • Hoewel sommige stakeholders je hun BLVC-eisen kant en klaar kunnen toesturen, hebben niet alle stakeholders ervaring met het formuleren van hun eisen. Sommige zul je dus meer bij de hand moeten nemen en zelfs moeten begeleiden om ervoor te zorgen dat hun eisen op een goede manier in het contract opgenomen worden.
  • Reserveer veel tijd tijdens de contractvorming voor de dialoog met stakeholders over het contract. De ervaring leert dat er best wat discussie kan ontstaan over het verschil tussen eisen en wensen, hoe de eisen verwoord dienen te worden en soms zelfs over de vergoeding van de kosten die bepaalde eisen met zich meebrengen.

Stap 2: Formuleer BLVC-eisen voor in het contract

Zet de in de verkenningsfase opgehaalde BLVC-wensen en -eisen van de overige stakeholders om in BLVC-eisen die opgenomen kunnen worden in het contract.

Enkele aandachtspunten:

  • Het op de juiste manier formuleren van eisen is een vak apart. Vaak wordt er iemand bijgehaald die dit vak verstaat. Zorg er wel voor dat je als BLVC-verantwoordelijke de vertaling die plaatsvindt, goed kunt uitleggen richting stakeholders.
  • Wees erop bedacht dat de vertaling van gesprekken met stakeholders uit eerdere projectfasen in contracteisen tot hele andere bewoordingen kan leiden, en tot veel algemenere teksten. Een contracteis is vaak heel functioneel omschreven en niet altijd zo specifiek als een stakeholder dat in gedachten had. Dit is altijd een afweging binnen het project: willen we de aannemer de ruimte laten om met nóg betere oplossingen te komen dan het project of de stakeholders zelf hebben bedacht? Of willen we juist specifiek een bepaalde oplossing voorschrijven? De kunst is natuurlijk om met de omschrijving enerzijds vrijheid te laten maar anderzijds alle echt ongewenste situaties uit te sluiten.
  • Check hierbij of wensen en eisen niet tot onaanvaardbaar hoge kosten leiden, die voor niet te verantwoorden uitgaven zouden zorgen. Als investeringen en opbrengsten niet in verhouding zijn, dient er binnen het project een afweging te worden gemaakt over het wel of niet meenemen van de eis.

Stap 3: Check eisen op conflicten

Voeg alle eisen samen in 1 document, en ga na of hier geen conflicten ontstaan of onwerkbare situaties. Zo kan het bijvoorbeeld de wens van de gebiedsbeheerder zijn om bij een kademuurvernieuwing zo min mogelijk ruimtegebruik op het land te hebben, terwijl de nautisch beheerder zo min mogelijk ruimtegebruik op het water wil. Als beide eisen opgenomen worden in het contract, ontstaat er voor de aannemer een onwerkbare situatie. In dit geval kun je het beste om tafel met beide partijen om te zien waar de meeste ruimte mogelijk is, of welke ideeën bedacht kunnen worden om het werkbaar te maken.

Stap 4: Organisatie rondom BLVC

Denk ook na over de manier waarop je BLVC in het project wil organiseren: hoe wil je de rollen, bevoegdheden en taken die met BLVC gepaard gaan verdelen? Wat doe je als opdrachtgever zelf? Wat ligt er bij de opdrachtnemer? Hier is ook het kwaliteitsniveau weer bepalend: hoe hoger het niveau, hoe meer mensen er voor ingezet moeten worden.

Stap 5: Raadpleeg stakeholders

Ga dan het gesprek met de stakeholders weer aan, en koppel aan hen terug:

  • welke wensen en eisen meegenomen worden,
  • hoe deze meegenomen zijn,
  • welke wensen en eisen niet meegenomen worden,
  • waarom niet.

Onze tips hierbij:

  • Voer het gesprek met de stakeholders op de voor hen meest geschikte manier, variërend van bijvoorbeeld een informatieavond voor bewoners tot een ambtelijk overleg met een waterschap.
  • Geef ook hier weer voldoende aandacht aan de contractvorm en wat dit voor de rolverdeling tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer in dit specifieke project betekent.

Stap 6: Opstellen definitief BLVC-eisenpakket

Maak het eisenpakket definitief aan de hand van de laatste gesprekken met de stakeholders en voeg het bij het contract.