Hoe schrijf je een BLVC-plan?

Stap 1: Minimale BLVC-eisen

Voor opdrachtgevers: maak de expliciete afweging om een set minimale BLVC-eisen samen te stellen, waar je steeds per project specifieke BLVC-eisen aan toevoegt. Vooral wanneer er sprake is van gebiedsontwikkeling kun je door deze gedeelde set in het gebied een consistent kwaliteitsniveau bereiken. Stakeholders weten daardoor ook steeds wat ze kunnen verwachten. Je kunt dit natuurlijk ook voor een wijk, buurt of stad zo organiseren. Zo hoeft ook niet elke projectleider het BLVC-wiel weer opnieuw uit te vinden. Per (deel)project kun je dan weer projectspecifieke eisen toevoegen.

Stap 2: Het wat

Zoom in op het wat: wat moet er gebeuren? De voorkeursvariant of –oplossing is in de vorige fase bepaald en nu gaat het erom te bepalen welke werkzaamheden plaats dienen te vinden om de oplossing te realiseren.

Onze aandachtspunten bij deze stap:

• Neem hier ook de voorbereidende en afrondende werkzaamheden in mee, zoals onderzoeken, saneringen, hulpconstructies, etc.
• Ga met alle betrokken interne partijen die werkzaamheden willen uitvoeren om tafel. Neem hiervoor de tijd en de ruimte: je kunt ervoor kiezen dit in plenaire sessies te doen (alle partijen tegelijkertijd aan tafel) maar in onze ervaring werkt het heel goed (vooral bij complexe werken) om met elke partij afzonderlijk te gaan uitwerken wat zij moeten doen en wat ze hiervoor nodig hebben. Je hebt dan vaak een opener gesprek met elkaar dan wanneer alle partijen aan tafel zitten, waardoor je ook makkelijker tot gezamenlijke oplossingen voor uitdagingen en problemen komt.

Stap 3: Het hoe

Breng vervolgens in kaart hoe deze werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden: welk materieel is nodig? Welke materialen? In welke volgorde?

Aandachtspunten zijn:

• Kijk of er variatie mogelijk is in de aanpak en werk zoveel mogelijk verschillende opties uit. Moet het echt met een bepaalde kraan of kan het ook anders? Welke aanpak veroorzaakt de minste overlast?
• Laat je bij deze stap niet beperken in het denken over alle verschillende mogelijkheden, door bijv. geld of planning.

Stap 4: Het waar

Ga dan kijken naar het ruimtebeslag van al dit werk: waar vinden deze werkzaamheden plaats in de ruimte?

Enkele opmerkingen hierbij:

• Vergeet niet om te kijken naar de benodigde opslag-/gebruiksruimte voor machines en materialen. Met name ook voor kabel- en leidingwerkzaamheden is er vaak relatief veel ruimte nodig voor materialen, katrollen, tijdelijk uitgegraven grond, etc.
• Wees realistisch: vaak wordt er in het voortraject vrij makkelijk gedacht over wat er wel en niet in de beschikbare ruimte past. Maar een grote kraan heeft nou eenmaal een grotere draaicirkel en daar kun je maar beter vanaf het begin rekening mee houden.

Stap 5: Het wanneer

Vervolgens kun je gaan kijken naar wanneer de werkzaamheden moeten plaatsvinden: op welk moment van de dag, nacht of week dient het werk te gebeuren? Het gewenste (of vereiste) moment van werken kan voortkomen uit het werk zelf (bijv. het vlinderen van een vloer dient direct na de betonstort te gebeuren waardoor dit vaak ’s nachts moet). Het kan ook voortkomen uit de omgeving, bijv. een groot evenement dat niet samengaat met werkzaamheden op een bepaalde plek waardoor er tijdsdruk ontstaat en je 24 uur per dag moet werken om het af te krijgen.

Stap 6: Wie

Een belangrijk aspect van een goede uitvoering van werkzaamheden en de BLVC-methode wordt gevormd door de betrokken projectmedewerkers. Denk na over de organisatie rondom BLVC en bepaal: wie gaat er wat doen? Denk dan aan de volgende aspecten:

• Welke rollen en verantwoordelijkheden zijn er als het gaat om BLVC en hoe worden de taken onderling verdeeld?
• Zijn er voldoende mensen, en beschikken zij over de juiste kennis en vaardigheden?
• Hoe is de verdeling van taken tussen opdrachtnemer en opdrachtgever rondom BLVC?
• Wie mag wat beslissen en hoe lopen de onderlinge communicatielijnen (bijv. overlegstructuur)?
• Wat kost het om deze mensen in te zetten?
• Zijn er mensen van partner organisaties of stakeholders nodig om BLVC een succes te laten zijn? Wat moeten deze mensen doen en welke afspraken dienen hierover gemaakt te worden? Denk bijv. aan inzet van communicatiemensen of handhavers.

Stap 7: Bepalen van de overlast

De volgende stap is na te gaan wat de omgeving van deze werkzaamheden zal merken? Hoe verandert de omgeving van omwonenden, bezoekers, passerend verkeer, bedrijven?

Een paar punten van aandacht hierbij:

• Kijk goed naar de werkzaamheden in elke fase. Hierdoor kan per fase de overlast veranderen.
• Maak een onderscheid tussen alle mogelijke soorten overlast: geluid, trillingen, stof, vuil, slechtere bereikbaarheid, beperkt uitzicht, stank, beperkte ruimte voor parkeren van auto’s en fietsen, ronkende motoren, aggregaten, lichtoverlast, etc.
• Bedenk dat het ervaren en beleven van overlast van persoon tot persoon kan verschillen: wat voor de een heel erg irritant is, kan een ander nauwelijks opmerken. Wees daarom zo volledig mogelijk en breng allegevolgen in kaart.
• Kijk ook goed naar de duur van een bepaalde soort overlast: hoe langer bijvoorbeeld een bepaald geluid zal klinken, hoe groter de kans dat de omgeving dit als overlast zal ervaren.
• Blijf ook hier realistisch: het helpt niet om in deze fase de zaken rooskleuriger voor te stellen dan ze zijn.

Stap 8: Bepalen focusgebieden BLVC-maatregelen

Neem dan het resultaat van de vorige fasen, de belangen, wensen en eisen, er weer bij. Met deze “lijst” aan de ene kant, en de impact van het werk aan de andere kant, kun je nu weer specifieker nagaan waar het werk en de omgeving elkaar in de weg zullen zitten. En waar je BLVC-maatregelen zult moeten treffen, zowel preventief als correctief. Eindresultaat van deze stap is een lijst met focusgebieden voor de BLVC-maatregelen, inclusief een mogelijke fasering. Wellicht kun je zelfs een rangorde hierin aanbrengen: welke maatregelen zijn een must, welke mooi meegenomen?

Stap 9: Review door praktijkmens(en)

Laat het totaal van stap 2 t/m 7 reviewen door een of meerdere mensen met échte praktijkervaring buiten op straat om te zien of een en ander ook daadwerkelijk uitvoerbaar is. Dit is een heel belangrijke stap die vaak vergeten wordt. Zorg dat je echt de juiste mensen betrekt die verstand hebben van de in het werk noodzakelijke expertise. Door de review voorkom je dat tijdens de uitvoering blijkt dat de BLVC-wensen en –eisen zo streng zijn dat de aannemer te weinig bewegingsruimte heeft.

Stap 10: Raadpleeg stakeholders

Ga dan weer met de stakeholders om tafel: letterlijk of figuurlijk. Dit kan in allerlei vormen plaatsvinden, de kunst is die vorm te kiezen die het meest recht doet aan het project en haar omgeving. Wil je hier meer over lezen, kijk dan bijvoorbeeld op deze website van Rijkswaterstaat.

Tijdens deze interactie:

• Geef je terug wat je tot nu toe in kaart hebt gebracht over het werk;
• Geef je aan waar je denkt dat de omgeving de meeste overlast zal ondervinden (toetsen van je bevindingen bij de omgeving om erachter te komen of je op de goede weg bent, of juist andere accenten moet leggen);
• Vraag je de stakeholders om ideeën te geven over BLVC-maatregelen om de overlast te beperken;
• Maak je expliciet of je iets van hen verwacht tijdens de uitvoering van het werk en ga je het gesprek aan over wat dit kan zijn (denk bijvoorbeeld aan inzet van hun communicatiemiddelen voor het project, of zelfs inzet van mensen zoals handhavers);
• Koppel je terug wat de uitkomsten van de review bij stap 8 zijn geweest: zijn er wensen en eisen die niet meegenomen kunnen worden, bijv. omdat er anders niet gewerkt kan worden?

Belangrijke aandachtspunten bij deze stap zijn:

• Doe ook hier weer aan verwachtingsmanagement: het is een project dat nog allerlei kanten op kan. Het is onderhevig aan politieke en maatschappelijke ontwikkelingen waardoor allerlei verschillende richtingen nog mogelijk zijn: annuleren, doorgaan met andere voorkeursvariant, doorgaan met beperkter budget, terug naar de verkenningsfase of ‘gewoon’ door.
• Ook wanneer je BLVC-maatregelen gaat benoemen samen met stakeholders, kun je hierover hoogstwaarschijnlijk geen garanties geven in deze fase. Benoem dit ook en geef aan dat je vooral aan het inventariseren bent.

Stap 11: Verder uitwerken BLVC-maatregelen

Na het toetsen met stakeholders, ga je nog verder inzoomen op de verschillende mogelijke BLVC-maatregelen. Maak een lijst die zo compleet mogelijk is, en geef ook verschillende opties als die er zijn. Geef per maatregel aan wat de kosten zijn, wie deze moet betalen, of er risico’s aan zitten en wat het toepassen van de maatregel oplevert. Besluit deze stap met de meest optimale mix aan maatregelen voor het project.

Stap 12: Concept-BLVC-plan schrijven + raadplegen stakeholders

Vervat de optimale mix in een concept-BLVC-plan.

Download hier het Format BLVC-plan

Neem het concept-BLVC-plan nog een keer door met de stakeholders: hebben zij vertrouwen in de voorgestelde maatregelen? Een opmerking hierbij: het kan zijn dat verschillende stakeholders conflicterende wensen of eisen hebben. In zulke gevallen kun je nogmaals met deze bewuste stakeholders om tafel gaan om het specifiek te hebben over die wensen en/of eisen die met elkaar conflicteren. Vaak kom je er dan samen wel uit om een keuze te maken. Als dit toch niet zo is, geef het conflict dan aan in je concept-BLVC-plan, en stel als project een eigen voorkeur voor met daarbij uiteraard een argumentatie op basis van de feiten.

Stap 13: Definitief BLVC-plan schrijven

Aan de hand van de laatste feedback van de stakeholders kun je het definitieve BLVC-plan schrijven. Dit is qua BLVC het eindresultaat voor de haalbaarheidsfase. Het definitieve BLVC-plan dient opgenomen te worden in het contract.

Enkele opmerkingen:

• Zorg ervoor dat alle vrijheden die het contract aan de aannemer laat, ook vertaald worden naar het BLVC-plan. Een voorbeeld: als het contract de keuze voor de uiteindelijke werkvolgorde en fasering aan de aannemer laat, zorg er dan ook voor dat er in het contract is opgenomen dat zij het BLVC-plan in dat geval navenant aanpassen. Zodat de fasering gekozen door de aannemer en het BLVC-plan bij elkaar passen, en niet voor onderlinge conflicten zorgen of tot verkeerde verwachtingen leiden. Dit voorkomt scopewijzigingen.
• Zorg er andersom ook voor dat de vrijheden die in het contract zijn opgenomen, goed gecommuniceerd worden met de stakeholders. Zodat zij weten dat dit onderdeel nog nader ingevuld kan worden door de aannemer(s).
• Zorg dat alle maatregelen die in het definitieve BLVC-plan genoemd staan, als verplichting staan opgenomen in het bestek. Zodat deze ook in de raming van de aannemer worden meegenomen. Dit voorkomt onverwachte kosten.