BLVC tijdens de uitvoering op straat

Opstellen BLVC-Uitvoeringsplan en monitoring

En dan gaat het werk buiten eindelijk beginnen! Tijdens de uitvoering van het werk zelf komt het BLVC-plan of het BLVC-kader tot leven: het wordt verder uitgewerkt in een BLVC-Uitvoeringsplan, alle maatregelen worden toegepast en er wordt gemonitord of zij het gewenste effect op de overlast hebben. Lees op deze pagina de stappen die wij je aanraden tijdens de uitvoeringsfase te zetten.

Let op!

Als er sprake is van een UAV-gc-contract, ga je als aannemer eerst het BLVC-kader uitwerken in een BLVC-Uitvoeringsplan. Je volgt dan in principe de stappen zoals beschreven op de pagina ‘Hoe maak je een BLVC-plan bij een RAW-contract?‘.

Stap 1: Opstellen BLVC-Uitvoeringsplan

Vóórdat de schop daadwerkelijk de grond in gaat, dient er nog van alles verder uitgewerkt te worden. Dit zou je de ‘voorbereiding van de uitvoering’ kunnen noemen. Alle uitwerkingen van deze fase verwerk je in een BLVC-Uitvoeringsplan. Het gaat dan om de volgende zaken:

Communicatiekalender
Zet de puntjes op de i van je communicatiekalender. Bij RAW-bestekken is in deze fase pas een aannemer bekend, dus wellicht verandert de planning en de fasering nog waardoor een aanpassing van je communicatiekalender nodig kan zijn.

Onze aandachtspunten hierbij:

  1. Zorg voor een koppeling tussen de uitvoeringsmijlpalen (belangrijke momenten in de uitvoeringsplanning, denk bijv. aan het inhijsen van brugdekliggers) en je communicatiekalender.
  2. Verlies ook het risicodossier niet uit het oog: kijk wanneer bepaalde risico’s zich tijdens de uitvoering kunnen voordoen en overweeg dit in je communicatie mee te nemen. Dit kun je ook achteraf doen: als sommige risico’s door het project goed beheerst zijn en niet zijn opgetreden, is dit natuurlijk ook een mooie boodschap.

Communicatiemiddelen
Ga de communicatiemiddelen produceren en organiseren. Onderschat hierbij de onderlinge, interne afstemming niet. Soms blijven dingen een beetje zweven totdat je ze zwart op wit in een bewonersbrief moet zetten: dan moet er wel iets concreets staan. Het kan wat tijd en overleg kosten om dit met elkaar goed op een rij te zetten.

Kabel- en leidingbedrijven
Overleg intensief met de kabel- en leidingpartijen die werk gaan uitvoeren in en rondom het projectgebied. Stem alle BLVC-maatregelen goed met hen af, zodat zij weten waar ze vanuit kunnen gaan als ze op het werk komen. Maar ook de andere kant op: zodat de omgeving weet waar ze aan toe is. Een goede afstemming over de communicatiemiddelen die ook het werk van K&L-bedrijven beschrijven is hierbij ook erg belangrijk.

Stakeholders
Informeer alle stakeholders over de start van het werk, via de voor hen meest effectieve kanalen en communicatiemiddelen. Zie ook onze pagina over Communicatie voor meer informatie hierover.

Twee aandachtspunten:

  1. Let erop dat je alle wijzigingen die zich hebben voorgedaan sinds het vorige communicatiemoment goed over het voetlicht brengt. Vooral op dit moment van het project doen zich vaak nog wijzigingen voor.
  2. Besteed hier extra aandacht aan informatievoorziening richting nood- en hulpdiensten: check of zij over de laatste wijzigingen beschikken en informeer je contacten bij de Verkeerspolitie en de Brandweer liever één keer teveel dan één keer te weinig.

Interne BLVC-taakverdeling
Ga de interne taakverdeling rondom BLVC na: is alles goed belegd? Is ook de dagelijkse monitoring van alle maatregelen goed geregeld en zijn overlegmomenten georganiseerd?

Incidentenplan
Check of er een goed calamiteiten- / incidentenplan is, incl. een communicatieplan voor crisissituaties. Ga na of dit bij alle betrokkenen bekend is.

Stap 2: Monitoring

Na de start van het project, is het zaak de vinger goed aan de pols te houden. Zet hiervoor de volgende stappen:

Schouwen
Ga in de eerste week buiten schouwen met alle betrokkenen, om te zien of alle BLVC-maatregelen goed uitgevoerd zijn, en of ze het effect hebben dat verwacht werd. Soms is dat in de eerste week nog niet te beoordelen.

Snel reageren
Reageer snel op klachten en vragen. Dit zijn belangrijke geluiden die je kunnen helpen om de BLVC-maatregelen beter af te stemmen op de omgeving. Snel reageren helpt ook om de klacht ‘klein’ te houden. Soms wordt deze nl. ook groter doordat mensen geen reactie krijgen.

Contactenoverzicht
In relatie tot het vorige: hou een contactenoverzicht bij, waarin je noteert of iemand met een klacht, vraag, suggestie of compliment contact opneemt. Zo leg je vast wie waarover belt/mailt, en hoe de klacht is beantwoord of opgelost. Als iemand vaker contact opneemt, kun je vorige contactmomenten er snel bij pakken.

Evaluatie maatregelen
Evalueer de maatregelen regelmatig en pas aan waar nodig. Een BLVC-Uitvoeringsplan is niet in steen gehouwen en kan door de praktijk ingehaald worden. Stem wijzigingen wel altijd van tevoren af met het bevoegd gezag.

Stakeholders op de hoogte
Houd stakeholders tijdens het werk goed op de hoogte van de voortgang, de ontwikkelingen én de maatregelen die het project voor de omgeving neemt. Schroom niet om ook de zaken te delen waar je als project mee worstelt. Soms willen we pas iets vertellen als we het opgelost hebben, maar juist door de zoektocht naar een oplossing te delen kweek je begrip.

Aantoonbaarheid
Besteed aandacht aan de aantoonbaarheid van de monitoring en de tussentijdse evaluatie van de maatregelen, bijv. met behulp van checklists of fotomateriaal. Dit is een weergave van het kwaliteitsniveau waar je aan werkt en komt daarnaast ook van pas bij eventuele wijzigingen.

Wees benaderbaar
Wees goed benaderbaar en bereikbaar voor iedereen. Hoe laagdrempeliger het contact, hoe meer je opvangt. Dit is belangrijk omdat het je in staat stelt de geluiden van buiten het project naar binnen te brengen, én vice versa.

Deel je lessen
Deel de lessen die je binnen het project leert met je collega’s, concurrenten en iedereen die er interesse in heeft. En met ons natuurlijk! Stuur ons een mailtje via info@blvc.nl of bel ons op 075 – 670 86 86.